根据印刷企业规模的不同，纸张采购的系统和方式也会有所区别。对于规模比较小的企业来说，纸张的采购一般有老总直接负责，其采购方式有灵活简单、规模小、批量小等特点；大型印刷企业则会有专门的纸张采购部门来进行系统的纸张采购，具有规模大、批量大、方式规范等特点。
不论是大型企业还是小规模企业，其纸张采购系统总会或多或少的存在一些共同的问题：
1.纸张偏离准心
2.采购不及时
3.库存偏大
4.采购价格偏高
基于此，有专家提出降低纸张供应链的几项方法和措施：
1.供应商管理
印刷企业应与供应商建立稳定的合作关系。选择好的供应商胶印机，除了看纸张的品质、价格、账期之外，还要注重供应商的售后服务、技术支持与培训等。另外，应针对企业所需的高、中、低端的纸张，建立2～3个稳定的供应商，这样既可以比较价格设备，还可以防止某一供应商突然断货而影响采购。不建立稳定的供应商，多处询价，哪里便宜就在哪里买。这种采购方式虽可短期内获利，但长期如此便会由于没有稳定的合作关系而使利益受损，因为供应商不会对你忠诚流程，等你急需找他要货时，便会出高价。
2.供应商管理
印刷企业应与供应商建立稳定的合作关系。选择好的供应商胶印机，除了看纸张的品质、价格、账期之外，还要注重供应商的售后服务、技术支持与培训等。另外，应针对企业所需的高、中、低端的纸张，建立2～3个稳定的供应商，这样既可以比较价格设备，还可以防止某一供应商突然断货而影响采购。不建立稳定的供应商，多处询价，哪里便宜就在哪里买。这种采购方式虽可短期内获利，但长期如此便会由于没有稳定的合作关系而使利益受损，因为供应商不会对你忠诚流程，等你急需找他要货时，便会出高价。
3.获取规模经济
为获得折扣，降低运输成本，管理人员可以决定大批量购买某一类纸张，如果自身企业规模无法达到优惠条件，尽量联合就近企业联合定料。为了节约运输成本和减少储存成本，尽量选取本地的供应商。应用这些方法可以将纸张供应成本降到最低。
4.提高市场预测能力
为了能为不确定的需求提供保障，管理人员应该尽可能的搜集市场上的有价值信息，尽量做到出现市场波动时，对印刷成本不会造成太大影响，必要时可以建立专门的信息采集和分析部门。
5.采购流程规范
大型印刷企业由于采购的纸种较多，采购行为变得非常复杂，如果不建立规范的制度，会降低采购的有效性。而采购人员劳动量增大数码印刷印后加工，腐败行为也可能增加，也大大增加采购成本。因此，需制定规范、实用的采购流程，通过制度来管理采购，降低采购成本。
6.定时处理库存
任何印刷企业都不可避免会有一些库存，因此定期清理库存可以减少资金占用，释放仓储空间。应定期盘点库存，合理利用库存的旧纸张，将企业用不着的纸张及早处理或转卖，或切成其他规格使用加网，完全无法使用的纸张则应及早做报废处理。
